Secrétaire

Garant des statuts et gestion des archives​

• Être garant des statuts :

  • Connaître et faire appliquer les statuts de l’association : veiller au respect

    du cadre légal prévu par les statuts

  • Communiquer en préfecture toutes modifications des statuts de

    l’association dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AGE

• Tenir le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier

• Archiver le drive et la dropbox sur disque dur/CD et stocker ces informations à un endroit sûr

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Réunions

• Planifier et organiser les réunions de l’association au moins une fois par mois et faire la demande de locaux auprès de la faculté.

• Envoyer la convocation à tous les membres actifs une semaine avant le CA (selon le RI) accompagnée de l’ordre du jour, du PV de la réunion précédente et de tous les documents nécessaires à la future réunion.

• Faire le PV (procès-verbal) des réunions et assemblées générales

• Tenir à jour le registre des décisions

• Changement de bureau :

  • Communiquer les contacts du nouveau bureau aux différences instances : professeurs, administration (faculté de pharma et médecine), autres associations de Nantes et réseau ANEPF (qui peut être fait aussi par le VP Réseaux/ANEPF).

  • Modifier les contacts des nouveaux membres au niveau du wikiassos de l’ANEPF

  • Faire le changement des membres du bureau auprès de la préfecture

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Missions quotidiennes

• Tenir les plannings de permanences du midi :

  • Penser aux permanences PACES selon la convention signée avec la CNEM. Prévenir la CNEM des absences de l’ANEP (vacances ou empêchements) à assurer les permanences PACES.

  • Faire attention aux absences des membres actifs lors des permanences ANEP, et veiller à ce que cette personne cherche un remplaçant

  • Ce planning doit être communiqué aux membres actifs le dimanche soir et être imprimé et affiché dans la corpo.

• Gérer les stocks de matériel :

  • Accessoires de TP : lunettes, spatules, crayons à verrerie

  • Boutique : boule Quies et stabilos

  • Matériel pour la perforelieuse : feuilles transparentes, couvertures, spirales

  • Matériels pour la corpo : fournitures de bureau, timbres, enveloppes ...

  • Commande de Dorosz

• Regarder les mails quotidiennement : les libeller mais sans les archiver (chaque VP archive ses propres mails).

• Trier le courrier postal

• Mettre à jour le Google agenda avec les différents événements, réunions ou examens

• Veiller à la propreté de la corpo

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Missions poncutelles

• Accueillir les nouveaux membres actifs en leur donnant tous les documents nécessaires et en les formant sur la corpo au local

• Ajouter les nouveaux membres sur la mailing ANEP, sur le groupe et la discussion Facebook, et également sur Slack.Mettre à jour les coordonnées des membres de la corpo lors de nouvelles entrées : numéros de téléphone et adresses mail. Cette liste doit être affichée à l’intérieur de la corpo.

• Transmettre les vœux de nouvelle année aux partenaires, décanat, corps enseignants, administration. Faire une formule plus sympa pour les associations locales (Anophèle, CNEM, Pharma’libre), les corpos de France et l'ANEPF.

• Gestion de la trousse à pharmacie : nécessaire pour les événements (Gala, WEA) et le quotidien à la corpo

• Créer et lancer un questionnaire de satisfaction de la corpo à destination de tous les étudiants adhérents

• Réalisation les entretiens des membres de la corpo avec la présidente et le VPG

• Mettre à jour le guide du néo-corporatiste